Elektronický úradný preklad
Elektronický úradný preklad má takú istú právnu váhu ako papierový, ale ušetrí objednávateľovi veľa času a aj peňazí. Elektronický úradný preklad môže vyhotovovať úradný prekladateľ zapísaný v Zozname znalcov, prekladateľov a tlmočníkov vedenom Ministerstvom spravodlivosti SR, ale zároveň musí byť držiteľom Mandátneho certifikátu, ktorý overuje totožnosť úradného prekladateľa a nahrádza funkciu odtlačku pečiatky aj podpisu. Okrem digitálneho podpisu musí byť preklad opatrený aj časovou pečiatkou, ktorá uvádza presný čas, kedy bol preklad podpísaný, a to nie na základe času nastaveného v počítači, ale času, ktorý nastavuje server autorizovaného poskytovateľa služieb digitálneho podpisu a časovej pečiatky. Zákazník nemusí navštíviť prekladateľa osobne, a už vôbec nie dvakrát – pri odovzdaní originálu, a pri odovzdaní hotového prekladu. Stačí kvalitný a dobre čitateľný sken dokumentu (nesmie to byť fotografia dokumentu položeného na stole). Zákazník mi môže sken poslať mailom, ja vyhotovím preklad a pošlem mu ho späť vo formáte .pdf alebo .asice. Takýto úradný preklad je následne možné použiť na komunikáciu so štátnou správou pri elektronickom podaní (stačí občiansky preukaz s čipom a čítačka). Pri takomto podaní sú mnohé úkony štátnej správy oslobodené od poplatku alebo napríklad pri elektronickom podaní dokumentácie pre prihlásenie vozidla je poplatok znížený o 50 %. Ak takýto dokument bude zákazník potrebovať neskôr v papierovej (tlačenej) forme, môže kedykoľvek požiadať o tlač úradného dokumentu na tých pobočkách Slovenskej pošty, a.s., ktoré vystavujú napríklad Výpisy z registra trestov, alebo u notára. Pozor, digitálny podpis nie je digitalizovaný podpis. Digitalizovaný podpis je len obrázok podpisu. Digitálny podpis je absolútne bezpečný a má formu tlačeného textu, ktorý uvádza kto elektronickú listinu podpisuje a kedy ju podpisuje. V digitálne podpísanom dokumente nie je možné vykonať žiadne zmeny.
Nedajte sa oklamať!
Vo svojej praxi som sa stretla s viacerými prípadmi, keď ma oslovil klient s požiadavkou na vyhotovenie úradného prekladu, ktorý si dal preložiť u prekladateľa, ktorý nebol zapísaný v Zozname znalcov, prekladateľov a tlmočníkov. Hoci si dal vyrobiť okrúhlu pečiatku, nemal oprávnenie vyhotoviť úradný preklad. Cieľová inštitúcia klientovi preklad neuznala a musel preklad platiť ešte raz. Overte si oprávnenie svojho prekladateľa priamo v Zozname znalcov, prekladateľov a tlmočníkov.
Úradný prekladateľ musí mať uzatvorené poistenie zodpovednosti za škody spôsobené prekladateľským úkonom. Je to dôležité na ochranu ako úradného prekladateľa, tak zadávateľa.
Takisto platí, že elektronickým úradným prekladom je len úradný preklad vo formáte .pdf alebo .asice, ktorý je opatrený mandátnym podpisom a časovou pečiatkou. Žiadny sken, hoci aj pravého tlačeného úradného prekladu, nesmie byť považovaný za elektronický úradný preklad. V niektorých prípadoch, keď sa tak zadávateľ z dôvodu časovej tiesne dohodne s inštitúciou, ktorá úradný preklad dokumentu požaduje, vyhotovujem sken tlačeného úradného prekladu. Ten slúži len ako dôkaz existencie pravého úradného prekladu, ktorý zadávateľovi neskôr vždy posielam aj poštou.
Čo je to zaručená konverzia?
Zaručená konverzia je proces, ktorého účelom je prevod digitálneho dokumentu (napríklad vo formáte .pdf) na listinný (tlačený), alebo naopak, listinného dokumentu na digitálny. Zaručená konverzia zachováva právnu váhu dokumentu, napríklad v prípade, keď disponujete napríklad prekladom rodného listu dieťaťa v listinnej forme, a pre elektronické podanie (napríklad na www.slovensko.sk) potrebujete jeho elektronickú podobu, ktorej pravosť je zaručená (podobne ako notárom overená kópia). Preto je miestom vykonania zaručenej konverzie napríklad kancelária notára alebo veľké pobočky Slovenskej pošty a.s. Zaručenú konverziu môžete využiť aj pri tlači elektronického prekladu, ktorý ste si pôvodne objednali kvôli elektronickému podaniu, ale po určitom čase zistíte, že ho potrebujete mať aj v listinnej podobe. Počet výtlačkov je neobmedzený.
Čo je to Apostilácia?
Apostilácia je overovanie dokumentu z hľadiska oprávnenia osoby alebo inštitúcie (prekladateľ, škola, matrika), ktorá dokument vydala, ale tiež hodnovernosti pečiatky a podpisu. Výsledkom apostilácie je apostila (alebo apostille), ktorá je pevne pripojená k dokumentu. Dokument vydaný štátnou mocou v zahraničí alebo na Slovensku sa nazýva verejná listina a spravidla obsahuje odtlačok pečiatky štátneho orgánu alebo odtlačok pečiatky úradnej osoby, ktorá koná v pozícii orgánu verejnej moci, napríklad prekladateľ, notár, matrikár. Verejnými listinami sú napríklad rodný list, sobášny list, vysvedčenie, diplom alebo výpis z registra trestov.
Kedy je Apostilácia potrebná?
Apostilácia sa nevyžaduje aicky, a je potrebné si vopred zistiť, či ju úrad, ktorému dokumenty odovzdávate, vyžaduje. Apostilácia tiež nie je potrebná v styku s krajinami, s ktorými má Slovenská republika uzatvorenú obojstrannú dohodu o legalizácii verejných listín, napríklad Česká republika. Apostilácia je postačujúca len vo vzťahu ku krajinám, ktoré pristúpili k Dohode o apostile. Tie nájdete TU . Pre krajiny, ktoré nie sú v tomto zozname, je potrebné vykonať Superlegalizáciu.
Kto vykonáva Apostiláciu?
Apostiláciu nevykonáva jeden univerzálny úrad, ale nadriadený orgán úradu, ktorý verejnú listinu vydal. Napríklad Ministerstvo spravodlivosti SR vykonáva apostiláciu dokumentov vydaných krajskými súdmi, Ministerstvo vnútra SR apostiluje živnostenské oprávnenia alebo doklady o štátnom občianstve, Ministerstvo zahraničných vecí SR výpis z registra trestov, Ministerstvo školstva SR vysvedčenia, diplomy, Obvodné úrady apostilujú rodné listy, sobášne listy, úmrtné listy, Krajské súdy výpisy z obchodného registra, rozhodnutia nižších súdov, listiny vydané notármi a úradné preklady.
Ako postupovať?
Žiaľ, vybavenie apostilácie je trochu komplikované, preto je potrebné konať s dostatočným predstihom. Pre zjednodušenie uvádzam príklad, keď potrebujete pre účely zápisu do školy vo Veľkej Británii úradný preklad slovenského vysvedčenia a britská škola vyžaduje apostilizáciu. V prvok kroku si zadovážte potrebný originál alebo notárom overenú kópiu vysvedčenia. Následne požiadate o apostilizáciu nadriadený orgán školy, ktorá vysvedčenie vydala, a tým je Ministerstvo školstva SR (viac detailov tu). Dokument s pripojenou apostilou následne doručíte úradnému prekladateľovi. Ten vypracuje úradný preklad a odovzdá vám zviazaný preklad. Následne je potrebné požiadať o apostilovanie prekladu príslušný Krajský súd, ktorý overí oprávnenosť úradného prekladateľa vypracovať úradný preklad. Teraz môžete tento dokument použiť na akýkoľvek účel v ktorejkoľvek krajine Haagskeho dohovoru o apostile. Pozor, apostilovaná verejná listina sa nesmie používať v krajine, v ktorej bola apostilovaná.
Čo je to Superlegalizácia
Superlegalizácia je vyššie overenie v úradnom styku medzi krajinami, z ktorých najmenej jedna krajina nepristúpila k Haagskemu dohovoru o apostilizácii a nenachádza sa na tomto zozname: https://www.mzv.sk/.../doklad-vydany-v-sr-na-pouzitie_v.... Ak krajina, ktorá listinu vydala, nie je členským štátom Haagskeho dohovoru, verejné listiny, ktoré majú byť použité v SR podliehajú legalizácii a následnej superlegalizácii na zastupiteľskom úrade Slovenskej republiky v štáte, ktorom bola listina vydaná.
Kedy musí byť dokument superlegalizovaný?
Podobne ako pri apostilizácii, o tom, či je potrebné superlegalizovať požadované listiny, rozhoduje orgán, ktorý dokumenty požaduje.
Ako postupovať pri superlegalizácii?
Superlegalizácia je overovanie v dvoch krokoch. V prvom kroku, podobne ako pri apostilácii, požiadajte nadriadený orgán inštitúcie, ktorá vám originál vydala, o overenie pravosti. Napríklad Ministerstvo spravodlivosti SR vykonáva overenie dokumentov vydaných krajskými súdmi, Ministerstvo vnútra SR overuje živnostenské oprávnenia alebo doklady o štátnom občianstve, Ministerstvo zahraničných vecí SR výpis z registra trestov, Ministerstvo školstva SR vysvedčenia, diplomy, Obvodné úrady overujú rodné listy, sobášne listy, úmrtné listy, Krajské súdy výpisy z obchodného registra, rozhodnutia nižších súdov, listiny vydané notármi a úradné preklady.
Takto overený dokument odovzdajte súdnemu prekladateľovi a po vypracovaní úradného prekladu ho podobne, ako pri apostilácii, nechajte overiť na príslušnom krajskom súde. V druhom kroku takýto overený dokument doručte Ministerstvu zahraničných vecí SR, ktoré požiada o druhostupňové overenie zastupiteľský úrad príslušnej krajiny.
Pozor, superlegalizovaná verejná listina nie je určená na použitie v inej krajine, ako v krajine, ktorej zastupiteľnský úrad vykonal druhostupňové, takzvané konzulárne overenie.